Für Treuhand und Buchhaltung

Mandantenunterlagen versenden, ohne sie einem Dritten anzuvertrauen.

Lohnabrechnungen, Jahresabschlüsse, Steuerunterlagen: Was durch eine Treuhandkanzlei geht, gehört selten dem Absender und nie dem Anbieter eines Downloaddienstes. Mit LightSend liegen diese Dateien verschlüsselt auf Ihrem eigenen Server, und die E-Mail kommt von Ihrer Kanzleiadresse.

Gespräch vereinbaren Wie LightSend arbeitet

Warum gerade hier

Treuhandarbeit ist Arbeit mit fremdem Geld und fremden Zahlen.

Die Unterlagen, die Sie täglich verschicken, gehören Ihren Mandanten. Wo sie zwischengelagert werden, ist deshalb nicht Ihre Bequemlichkeitsfrage, sondern deren Angelegenheit.

Lohndaten sind heikel

Löhne, AHV-Nummern, Krankentaggeld, Betreibungen: Vieles davon gilt nach Datenschutzgesetz als besonders schützenswert. Ein Downloadlink von irgendwoher ist dafür der falsche Weg.

Ihre Mandanten fragen nach

Immer mehr Kunden wollen wissen, wo ihre Buchhaltung liegt. „Auf unserem eigenen Server, verschlüsselt" ist eine Antwort, die trägt — und ein Argument gegenüber der Konkurrenz.

Belege sind zu gross

Ein Jahr gescannte Belege sprengt jedes Postfach. Bis 10 GB und 200 Dateien gehen in einer Sendung — ohne die Ordner in Häppchen zu zerlegen.

Typische Fälle

Was Treuhandkanzleien damit verschicken.

Alles, was zu gross für den Anhang ist oder zu heikel für einen fremden Dienst.

→Lohnabrechnungen und Lohnausweise an Mitarbeitende des Mandanten
→Jahresabschluss mit Anhang und Detailauswertungen
→Steuererklärung samt Belegen an den Mandanten zur Unterschrift
→Gescannte Belegsammlungen eines ganzen Geschäftsjahrs
→MWST-Abrechnungen und Korrespondenz mit der Verwaltung
→Revisionsunterlagen an die Revisionsstelle
→Buchhaltungsdateien beim Wechsel der Software
→Unterlagen an Banken bei Kreditgesuchen

Im Alltag

Drei Schritte, mitten in der gewohnten Arbeit.

Aus Outlook heraus

Das Add-in öffnet sich neben der Nachricht. Datei hineinziehen, und der Link steht im Entwurf. Wer kein Microsoft-Postfach hat, nimmt das Begleitprogramm und den Rechtsklick im Explorer.

Frist selbst setzen

Zwischen 3 und 30 Tagen. Danach löscht der Server die Sendung von selbst — was weg ist, kann auch nicht mehr verloren gehen.

Nachweisbar

Das Prüfprotokoll auf Ihrem Server hält fest, wer was wann abgeholt hat. Nützlich, wenn ein Mandant behauptet, er habe die Unterlagen nie erhalten.

Häufige Fragen aus der Branche

Was Treuhänder zuerst wissen wollen.

Muss jeder Mandant ein Konto anlegen?

Nein. Der Empfänger klickt den Link, fordert einen Bestätigungscode an und lädt herunter. Kein Konto, keine Software, kein Kennwort, das er vergisst.

Können wir Unterlagen auch empfangen?

Ja. Sie laden einen Mandanten ein, und er sendet Ihnen verschlüsselt zurück — auf denselben Server. Die Belegsammlung kommt damit nicht mehr auf einem USB-Stick durch die Post.

Was ist mit den Aufbewahrungsfristen?

LightSend ist ein Versandweg, kein Archiv. Die Sendungen laufen nach 3 bis 30 Tagen ab. Was zehn Jahre liegen muss, gehört in Ihre Ablage, nicht in einen Versandkanal.

Wir arbeiten mit einer Treuhandsoftware. Passt das zusammen?

LightSend greift nicht in Ihre Software ein. Es nimmt Dateien, wie sie aus der Software herauskommen, und macht daraus einen Link in Ihrer E-Mail.

Zeigen Sie es uns an einem Ihrer Fälle.

Sagen Sie uns, wie bei Ihnen heute die Lohnabrechnungen zum Mandanten kommen. Daraus wird schnell klar, ob LightSend passt.

Gespräch vereinbaren info@lightnet.ch

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